Modificado por:
DISPOSICIÓN Nº 124/02 C.G.
NEUQUEN, 31 de Octubre de 2002
VISTO:
El informe presentado por la Dirección de Contabilidad e Información relacionado con el sistema contable SICOPRO V.2001, y
CONSIDERANDO:
Que el mismo está referido al subsistema de Embargos y Cesiones, satélite del Sistema Contable Provincial –SICOPRO V.2001- y ha sido desarrollado con el objetivo de contar con una aplicación que permita el ingreso de los embargos a créditos a cobrar por parte de proveedores y contratistas y a las cesiones de créditos que realicen proveedores y contratistas a favor de terceros.
Que la operatoria del sistema incorpora como informantes de altas, bajas y modificaciones, a todos los Servicios Administrativos financieros y a usuarios habilitados al efecto (Contaduría General, Fiscalía de Estado etc.)
Que además son proveedores de datos, los registros contables de pago que se realicen a través del sistema contable Sicopro V.2001. son proveedores de datos al subsistema.
Que en virtud de la alta vinculación con el sistema contable, este subsistema formará parte de éste y servirá para mantener un registro actualizado de la historia de cada embargo o cesión.
Que además se ha puesto en producción el sistema de impresión de cheques también dependiente del sistema contable, el que habida cuenta de la existencia de chequeras manuales, se pondrá en uso en forma obligatoria en la medida que se agoten dichas chequeras.
Por ello, y en uso de las facultades previstas en el Art. 49 y 79, inc. a) de la Ley 2141 de Administración Financiera y Control,
EL CONTADOR GENERAL DE LA PROVINCIA
D I S P O N E :
Artículo 1.- APRUÉBASE el subsistema de Cesiones y Embargos, dependiente del Sistema Contable Sicopro V.2001, cuyo instructivo como ANEXO I, forma parte integrante de la presente Disposición. El ámbito de aplicación del sistema será únicamente para aquellos organismos y entes que registran en el sistema contable Sicopro V.2001
Artículo 2.- ESTABLÉCESE que el alta, baja y modificación de datos sobre embargos y cesiones será efectuado por los Servicios Administrativos Financieros, Contaduría General, Tesorería General, Fiscalía de Estado y habilitados al efecto por la Contaduría General, en tanto resulten notificados de los actos mencionados y efectúen sus registraciones contables en el Sicopro V.2001. El ingreso de los datos se realizará el mismo día de recibida la notificación y en forma inmediata.
Artículo 3.- FIJAR como fecha de inicio del sistema de Embargos y Cesiones, el día de la fecha. A tal fin los entes indicados en el Art. anterior que posean embargos o cesiones con saldo, deberán proceder a la carga de dichos saldos.
Artículo 4.- APROBAR el subsistema de impresión de cheques dependiente del Sicopro V.2001, desarrollado por esta Contaduría General y cuyo instructivo forma parte de la presente como ANEXO II.
Artículo 5.- ESTABLECER que el subsistema de impresión de cheques se instrumentará para todas las cuentas corrientes incluidas en el Sicopro y será obligatorio para los Servicios Administrativos de la Administración Central, y optativo para los entes Descentralizados y Poderes Legislativo y Judicial.
Artículo 6.- FIJAR como fecha de inicio del sistema de Impresión de Cheques, el día que establezca cada Servicio Administrativo, en la medida de la existencia de chequeras manuales.
Artículo 7.- Comuníquese y ARCHIVESE.
ANEXO I A LA DISPOSICIÓN Nº 124/02 C.G.
SUBSISTEMA DE EMBARGOS Y CESIONES
INTRODUCCIÓN
Este subsistema, satélite del Sistema Contable Provincial –SICOPRO V.2001- ha sido desarrollado con el objetivo de contar con una aplicación que permita el ingreso de los embargos a créditos a cobrar por parte de proveedores y contratistas y a las cesiones de créditos que realicen proveedores y contratistas a favor de terceros.
Este subsistema, registrará las altas, bajas, modificaciones y cancelaciones de los embargos y cesiones de créditos, y será válido y obligatorio únicamente para aquellos organismos y entes que registren contablemente en el Sicopro V.2001.
Tendrán acceso al mismo, todos los usuarios del Sistema Contable Provincial SICOPRO V.2001 y aquellos que sean habilitados al efecto. En principio, cada organismo que haya sido notificado de un embargo o cesión, deberá ingresar un Alta, determinando de acuerdo al alcance del mismo, los involucrados que deben efectuar retenciones por tales conceptos. Si otro Servicio Administrativo o habilitado reciba la misma notificación, no deberá ingresarla si ya existe el alta.
PROCEDIMIENTO
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS Y ENTES NOTIFICADOS DE EMBARGOS Y/O CESIONES DE CRÉDITOS:
1. Para realizar un alta, tanto de un embargo como de una cesión, el operador ingresará los datos mínimos requeridos por el sistema.
2. Si el proveedor cedente o embargado tuviera algún embargo anterior, el sistema indicará su existencia, a efectos que el operador verifique que no se trate del mismo embargo o cesión.
3. Al operarse un alta, el sistema en forma automática notificará a los usuarios involucrados.
4. Es de vital importancia el ingreso correcto de la fecha y hora de notificación del embargo o cesión, ya que de ello depende el orden de afectación.
5. En caso de ingresarse datos erróneos, podrán modificarse. En caso de tener que eliminarlos, se dará de baja. Estos serán realizados por el mismo usuario que lo ingresó.
6. Si estando vigente (con saldo) un embargo, se recibe una notificación de levantamiento, podrá ingresarse una cancelación externa por el saldo existente o por los importes dados de baja.
7. Si se diera la situación que hubiera una cesión, y el cesionario a su vez estuviera embargado, será doble el ingreso de información al sistema (será implementado próximamente).
8. En el caso que existiera un embargo y posteriormente una cesión, y el embargo afectara total o parcialmente el importe cedido, por el saldo deberá ingresarse una cancelación interna de la cesión. En caso de ingresarse erróneamente, podrá informarse un importe negativo que anule la cancelación.
Los datos allí ingresados, se almacenarán en archivos que además llevarán registros de los pagos que cancelen los importes embargados, de modo tal de contener la historia de los embargos y cesiones y sobre ellos efectuarse consultas.
TESORERIA GENERAL DE LA PROVINCIA Y TESORERIAS DE LOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS
REGISTRO DEL PAGO:
Cuando se proceda a registrar contablemente (en el SICOPRO V.2001) un pago, al ingresar los datos de búsqueda, el sistema avisará al operador que dicho proveedor tiene un embargo o cesión. Luego al continuar con la transacción, al proceder a cancelar las facturas, el sistema requerirá detalle de los importes que se embargan o ceden. Al finalizar la transacción de pago, se grabarán los datos del pago embargado o cedido y posibilitará la emisión de una nota a efectos de notificar al acreedor cesionario o juzgado sobre el importe depositado, con los datos ingresados en el sistema.
Mientras se está efectuando esta transacción, mediante el botón (Chequear datos de Embargo o Cesión) se puede acceder a consultar los datos del embargo o cesión y también imprimir los datos básicos y el saldo existente.
El operador tiene la posibilidad de ignorar la cesión o embargo, de modo tal que no resulta obligatorio efectuar bajo su responsabilidad, la retención.
CONTRA-ASIENTO DEL PAGO:
Al efectuarse un contra-asiento de un pago que generó un registro de embargo o cesión, el sistema advertirá que a su vez contra-asentará un registro en el subsistema de embargos y cesiones. Si el operador fuera del administrador del sistema el que realiza el contra-asiento, el sistema posibilitará su anulación o no.
CONSULTAS:
Se podrá acceder a todos los embargos y cesiones que involucren al usuario, como así también los movimientos de cancelación realizados por todos los involucrados en dicha cesión o embargo.
IMPRESIONES:
Para el operador es posible realizar una impresión del saldo anterior a la transacción que efectúe la retención o cesión, con datos de fecha y hora, de modo tal de certificar los saldos existentes al momento de la operación.
ANEXO II A LA DISPOSICIÓN Nº 124/02 C.G.
SUBSISTEMA DE IMPRESIÓN DE CHEQUES
Este subsistema, satélite del Sistema Contable Provincial –SICOPRO V.2001- ha sido desarrollado con el objetivo de contar con una aplicación que permita la impresión de los cheques y otros medios de pago, de modo tal de facilitar el registro contable de los pagos y a su vez imprimir el respectivo medio de cancelación.
Deben distinguirse dos tipos de operaciones, en función que existan o no, datos en los registros contables.
1. IMPRESIÓN DE CHEQUES DE PAGOS CON LIBRAMIENTOS
Como ya hay ingresados datos al sistema contable, se utiliza la misma ventana de ingresos de datos para búsqueda de la transacción de “Pago con Libramiento” que tiene un botón adicional de IMPRESIÓN DE CHEQUES . Pulsando éste, el sistema busca y recupera los datos del libramiento, y a su vez también los cheques ya impresos sin anular que cumplan con la condición de ingresada.
También verifica la existencia de embargos o cesiones y desplegar un mensaje. A su vez, chequea el saldo de la cuenta bancaria y de excederse, envía un mensaje al efecto, que no impide la impresión.
Del resultado de la búsqueda, indica un importe máximo a imprimir en cheques, clasificados por factura y el saldo que va quedando en la medida que se ingresen importes de cheques a imprimir.
En la primer línea se ingresará el Nº del primer cheque, y el sistema en forma automática va incorporando los sucesivos en la medida que se ingresen datos, Se ingresará también el número de cuenta contable (bancaria) a la que se libra el cheque.
Es factible pagar varias facturas con un mismo cheque, para lo cual el operador puede agrupar.
El sistema asumirá como beneficiario el proveedor determinado por el registro contable, pero podrá modificarse libremente. También se podrá modificar la fecha de Vencimiento.
Si por los datos ingresados, surge que los cheques para esa operación están totalmente impresos y no existe saldo para imprimir, podrán visualizarse los mismos pero sólo se permitirá anular (uno o varios).
1.1. REGISTRACIÓN CONTABLE DEL PAGO CON LIBRAMIENTO
Una vez realizado el pago al proveedor, debe contabilizarse dicha operación. En la transacción de Pago con libramiento cuando se pretenda registrar el pago, deberá pulsarse el botón (buscar-confirmar), y desplegará la primer pantalla con las imputaciones y facturas e importes a pagar. De existir cesiones o embargos, se indicará esta situación, pudiendo en esta instancia procederse a su cumplimiento.
En el segundo grupo de pantallas a ingresar (653 al débito), detectará si para esos datos existen cheques impresos, con lo cual ya desplegará tantos registros como cheques se hayan impreso y sus importes respectivos. También incorporará la cuenta de crédito a la que se imputan (que fue ingresada al imprimir). Si está todo correcto, sólo confirmaría el asiento (actualizar.), debiendo ingresar el Nº de cargo, si se trata de un cargo específico.
1.2 CASOS ESPECIALES
Si luego de imprimir y haber generado el asiento de Pago con libramiento, es necesario efectuar un contra-asiento al mismo, el sistema informará al operador la opción de anular los cheques impresos.
Cambio de la Orden de Pago: Si una vez impresos los cheques, se produce un contra-asiento del libramiento que le dio origen, y por ello ha cambiado el numero de la Orden de Pago en que se basó la impresión de los cheques, al momento de realizar la transacción de Pago, no es factible asociar la impresión con los cheques ya que no concuerda la Orden de Pago. Para ello, previamente es factible cambiar el número de la Orden de Pago de los cheques, reasignando la cuenta de débito y/o imputación de a fin de ser recuperados en la transacción de Pago.
2. ANTICIPOS DE FONDOS, CAJAS CHICAS Y PAGOS SIN LIBRAMIENTOS
Debe ingresarse por la opción Sistema-Cheques-Impresión Libre de Cheques. Con los datos allí ingresados, el sistema procede a su impresión. Quedarán en consecuencia datos sobre el cheque impreso, que serán aplicados cuando se efectúe la operación contable (cuando el agente retire el cheque si se tratara de un anticipo).
3. ANULACIÓN DE CHEQUES
Es factible realizarlo de dos maneras. A) Mediante la opción Sistema-Cheques-Anulación. B) Cuando se realiza un contraasiento, el sistema da la opción de anular los cheques emitidos para ese pago. C) Desde la generación de la transacción de Pago.
4. REGISTRO DEL PAGO DE UN CHEQUE EMITIDO SIN TRANSACCIÓN CONTABLE PREVIA.(punto 2)
Cuando se haya impreso un cheque por la opción indicada como 2), deberá registrarse posteriormente el asiento contable respectivo (AF, CC, PA). Para ello, el sistema permitirá desplegar de igual modo que los descriptos en 1), al momento de ingresarse como medio de pago –CHEQUE-debiendo seleccionar los cheques que correspondan a la transacción..-
5. EMISIÓN DE CHEQUES CUANDO NO SEA POSIBLE SU IMPRESIÓN.
En caso que no exista sistema o por cualquier causa no resulte posible su impresión por los medios previstos precedentemente, el cheque (en formulario continuo o si hubiera chequeras) se emitirá manualmente. Debe tenerse en cuenta, que tanto la transacción contable de dicha operación, como los datos también deberán ingresarse manualmente y en consecuencia no quedarán registros en el sistema de impresión de cheques. En una próxima etapa, se permitirá el alta al sistema de impresión, de aquellos cheques no impresos por éste.
6. LISTADOS.
Los listados están a definir por las necesidades de los usuarios.