Derogada por:
Disposición Nº 102-2004 CG Revisión de Fondos – Porcentaje de muestra – Período 2004
Disposición Nº 61/93.-
Neuquén, de Noviembre de 1993.-
VISTO:
El Art. 58º de la Ley de Contabilidad Nº 0721, y las facultades de la Contaduría General establecidas en el Art. 59º y concordantes de la Ley de Contabilidad, y
CONSIDERANDO:
Que es necesario agilizar la revisión de las rendiciones del Fondo Permanente Gastos y del Fondo Permanente Programas,
Que es preciso establecer el procedimiento Administrativo – Contable para un adecuado control de las citadas rendiciones,
Que en el mencionado procedimiento se dictan instrucciones específicas para la revisión de tales rendiciones
Por ello
EL CONTADOR GENERAL DE LA PROVINCIA
DISPONE:
Artículo 1º.- Apruébase el Procedimiento para la Revisión por Muestreo de las rendiciones de fondo permanente que como Anexo I forma parte de la presente disposición.-
Artículo 2º.- Autorizase la aplicación del procedimiento mencionado en el Art. 1º a partir de la revisión de las rendiciones correspondientes al mes de julio de 1993.-
Artículo 3º.- COMUNIQUESE Y ARCHIVESE
ANEXO I
PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR MUESTREO
PRESENTACIÓN DE LAS RENDICIONES
Las rendiciones confeccionadas por las Direcciones de Administración se presentarán mensualmente ante esta Contaduría General dentro de los quince días del mes siguiente al que se produce el gasto y contendrán lo siguiente según lo establecido en la Disposición 18/92:
a) Expediente cabeza:
– Nota de elevación del Director de Administración
– Balance de Cargos y Descargos
– Planilla e Altas y expíes. En Cartera
– Conciliación Bancaria
– Certificación Bancaria del período que abarca la rendición.
Al cierre del ejercicio se agregará además una nota conteniendo los datos de los fondos que son reintegrados por la finalización del ejercicio y el respectivo cheque por el importe correspondiente.
b) Cuerpos:
El o los cuerpos conteniendo los expedientes que forman parte de la rendición ordenados de acuerdo con la planilla de altas.
REALIZACIÓN DEL TRABAJO POR MUESTRO
Sistema de Muestreo Selectivo:
Este sistema es aplicable porque no se dan condiciones de pasividad y homogeneidad. En este caso se utilizará un porcentaje del Universo que constituirá la Muestra, la que debe ser suficientemente representativa. Dicho porcentaje podrá ampliarse atento a la real magnitud de las operaciones o cuando del análisis de la revisión sea necesario.
El procedimiento a seguir será el siguiente:
a) Se tomará una muestra equivalente al 40% (Cuarenta por ciento) de la cantidad de expedientes que contenga la rendición objeto de revisión. Dicho porcentaje surge del análisis realizado por la Dirección Provincial de Estadísticas, Censos y Documentación, en base a información que le fue suministrada, y que dio como resultado el porcentaje antes mencionado con una confianza de 95% y con un error del 1%
b) El porcentaje arriba indicado será prorrateados en los rubros descriptos, y se seleccionarán en una proporción de 2 expedientes cada 5. (1)
Rendiciones de Gastos
Racionamiento
Combustible
Otros bienes
Pasajes-Viáticos
Luz-Gas-Teléfono
Otros servicios
Rendiciones Programas
Racionamiento
Combustible
Otros bienes
Pasajes-Viáticos
Luz-Gas-Teléfono
Otros servicios
Subsidios
c) En el caso que se detecten anomalías en los exptes. Seleccionados en (1) cuyo número sea igual o mayor al 50% del total de los exptes. seleccionados del rubro, se procederá a aumentar la muestra del mismo en igual cantidad a los detectados con anomalías. (2)
Cuando de la ampliación realizada en (2) no se encuentren nuevas anomalías, se procederá a dar de baja de la rendición y por lo tanto remitidos al servicio administrativo correspondiente, solamente los expedientes que presentaban anomalías detectadas en la primera etapa de la revisión.
Cuando de la ampliación realizada en (2) surja anomalía en cualquier de los exptes., se procederá a dar de baja la totalidad del rubro.
Cuando lo descripto en el primer párrafo del punto (2) referente a las anomalías presentadas hasta un 50%, se vuelve a repetir en más de dos rubros, se procederá sin más trámite a la devolución total de la rendición y por lo tanto remitidos al servicio administrativo correspondiente solamente los expedientes que presentaban anomalías detectadas en la primera etapa de la revisión.
Cuando de la ampliación realizada en (2) surja alguna anomalía en cualquiera de los exptes. se procederá a dar de baja la totalidad del rubro,
Cuando los descripto en el primer párrafo del punto (2) referente a las anomalías presentadas hasta un 50%, se vuelve a repetir en más de dos rubros, se procederá sin más trámite a la devolución total de la rendición, sin realizar ampliación alguna de la muestra de esos rubros.
d) En el momento que el Organismo envíe nuevamente la rendición dada de baja oportunamente, se procederá a la revisión de la totalidad de los expedientes que dieron origen a la baja, además de otros que se considere conveniente y hasta completar el 40% que forma la muestra.
Los objetivos de este procedimiento de revisión serán:
-comprobar el cumplimiento de normas y disposiciones legales vigentes; y
-obtener elementos válidos y suficientes que permitan sustentar el informe de quien revisa.
El análisis se efectuará atendiendo a los siguientes aspectos:
Formales: se cumplimentará si las rendiciones presentadas se ajustan a los modelos de estilo, y si la documentación que la sustenta ha cumplida con los requisitos que correspondan en cada caso
Legales: quedará satisfecho si se han cumplimentado las disposiciones legales vigentes: Ley de Contabilidad y su Reglamentación, Ley de Procedimiento Administrativo, decretos, disposiciones, circulares, etc..
Numéricos: se cumplirá si se verifica la exactitud numérica de las operaciones y los importes que componen la información y documentación en cada expediente.
Documentación: se conformará si la documentación respaldatoria de los movimientos contabilizados es suficiente.
Contables: Se cumplimentara si se verifica que las operaciones contables realizadas por los Servicios Administrativo en el Sistema Contable Provincial (SI.CO.PRO), son correctas.
Para la verificación de los aspectos enumerados se utilizarán los procedimientos típicos de auditoría y los papeles de trabajo que se consideren convenientes.
En lo referente a lo apuntado primeramente serán entre otros:
-pruebas matemáticas,
-revisión conceptual,
-comprobación de información relacionada,
-examen de documentación importante.
En cuanto a los papeles de trabajo se volcarán en los mismos la siguiente información:
-cantidad de expedientes que forman parte de la muestra,
-porcentaje que representa la muestra con respecto al universo,
-si es necesario realizar una ampliación de la muestra,
-las observaciones que se han realizado y que surjan del análisis efectuado.
Los papeles de trabajo, establecerán el límite de la responsabilidad de quien revisa. La misma no se extenderá a aquellas operaciones no incluidas en las muestras respectivas cuando los mismos hubieran alcanzado las dimensiones aprobadas y serán responsables por lo que hubiere omitido observar acerca de las operaciones incluidas en la muestra y que de mediar un análisis diligente de los elementos que se le suministraron, o que debió solicitar, no hubiere pasado inadvertido.
INFORME:
Cuando de la revisión de la muestra de una rendición resulta la necesidad de informar algún expediente, se confeccionará una Planilla de Bajas, que contendrá los datos necesarios y suficientes de la rendición y de cada expediente dedo de baja.
Cuando de dicha revisión sea necesario dar de baja la totalidad de los expedientes de la rendición, por no alcanzar los estándares esperados, se realizará un Informe, y se procederá a la devolución de la rendición a la respectiva Dirección de Administración.
Cuando la muestra tomada satisfaga los objetivos de la revisión se hará el pase al Tribunal de cuentas.
Los informes se numerarán en forma sucesiva. Los mismos los más concisos posibles, pero cuidando a la vez que resulten claros y completos, adecuadamente respaldados por evidencia probatoria, recopilada durante la realización de la tarea, estableciendo el alcance o profundidad que se de a los mencionados procedimientos.
El informe deberá contener:
-Título: Planilla de bajas (Cuando se informa a los servicios administrativos); Informe Nº (Cuando se eleve a tribunal de cuentas de la Provincia)
-Destinatario: Identificación del Organismo a quien se eleva la documentación.
-Detalle de lo que se informa: Clara individualización de las rendiciones o documentación que se eleva.
-Alcance de la tarea realizada: Indicar claramente que se han aplicado procedimientos y normas vigentes de revisión que permitan dar una opción sobre las rendiciones o documentación que se eleva.
-Manifestación o Informe final: Opinión del revisor informando si las rendiciones de cuentas elevadas a la Contaduría General se ajustan razonablemente a las normas legales en vigencia.