DECRETO Nº 0328/65.-
NEUQUEN, 20 DE DICIEMBRE DE 1965.-
VISTO Y CONSIDERANDO:
Que las autoridades de este gobierno se hallan empeñadas en la adopción de todas las medidas de orden que tienden a cimentar las bases para lograr una administración eficiente, dinámica y ágil sin los vicios de que adolece, en general, otras administraciones publicas motivadas en la mayoría de los casos por una deficiente organización inicial;
Que en ese orden de ideas debe tenerse presente la necesidad de crear un sistema de registración exacta de los distintos expedientes que se inician y tramitan ante las oficinas administrativas, evitando la superposición de números y carátulas, los que en lugar de permitir su fiel y rápida ubicación no hacen más que provocar confusión y consecuentes demoras.
Que, en tal virtud, se impone la implementación del número único para los expedientes de toda la administración pública provincial, la carátula uniforme y el ordenamiento de las mesas de entradas y salidas de cada Jurisdicción Ministerial.
Por ello,
EL GOBERNADOR DE
EN ACUERDO GENERAL DE MINISTERIOS
DECRETA
Artículo 1º.- Derógase el Decreto Nº 1237 de fecha 26 de Agosto de 1963
Artículo 2º.- Adoptase para la individualización de los expedientes de
Artículo 3º.- La carátula de los expedientes será igual al modelo adjunto y se indicará como procedente de cada ministerio por lo colores que a continuación se detallan:
Ministerio de Gobierno: Color Celeste
Ministerio de Economía: Color Rosa
Ministerio de Asuntos Sociales: Color Amarillo
Ministerio de Asuntos Agrarios: Color verde, y
Secretaria General: color gris.
Las dependencias descentralizadas de
Artículo 4º.- Para la implantación del número único establesense las normas que obran en el reglamento que forma parte integrante del presente decreto.
Artículo 5º.- En la secretaria General de
Articulo 6º.- La secretaria General de
Articulo 7º.- Solicitase del Poder Judicial y del Poder Legislativo, la adopción del ordenamiento que por este Decreto y su reglamento se dispone.
Artículo 8º.- La numeración única y carátula uniforme, serán de aplicación obligatoria a partir del 1º de enero de 1966.
Articulo 9º.- Refrendarán el presente Decreto todos los señores Ministros en acuerdo General.
Articulo 10º.- Comuníquese, publíquese, dése al Boletín Oficial y archivase.
FDO) SAPAG
C.H. ESTEVES
O.A. LOPEZ OSORNIO
E.F. FLORES
J.A. LOBOS
ANEXO I
REGLAMENTO PARA LA APLICACIÓN DE LA NUMERACIÓN UNICA EN LOS EXPEDIENTES DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA PROVINCIAL
Artículo 1º.- La numeración única de los expedientes de la Administración Pública, se ajustará a las siguientes normas:
a) El Poder Ejecutivo se identificará mediante el número clave (2) DOS
b) Se reservará para ser asignado por los Poderes Legislativo y Judicial los números claves (1) UNO y (3) TRES, respectivamente
c) A continuación del número clave asignado al Poder Ejecutivo, la Secretaría General de la Gobernación, Los Ministerios y el Tribunal de Cuentas, se identificarán con los siguientes números:
1. Secretaria General de la Gobernación
2. Ministerios de Gobierno
3. Ministerios de Economía
4. Ministerio de Asuntos Sociales
5. Ministerio de Asuntos Agrarios
6. Tribunal de cuentas
d) Inmediatamente después de los guarismos establecidos precedentemente, las Mesas Generales de Entradas de la Secretaria General de la Gobernación, de los Ministerios y del Tribunal de Cuentas, se identificarán con el guarismo CERO CERO (00) y las reparticiones que de ellos dependan con números del CERO UNO (01) en adelante, en la siguiente forma:
21- SECRETARIA GENERAL DE LA GOBERNACIÓN
00- MESA GENERAL DE ENTRADAS
01- DIRECCIÓN GENERAL
02- FISCALIA DE ESTADO
03- ASESORIA LEGAL
04- DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
05- DIRECCIÓN DE PERSONAL
06- DIRECCIÓN DE LA CASA DEL NEUQUEN
07- DIRECCIÓN GENERAL DE ABASTECIMIENTO
08- CONSEJO DE PLANIFICACIÓN
09- DEPARTAMENTO DE AVIACIÓN
10- DEPARTAMENTO DE ASISTENCIA SOCIAL Y TÉCNICA PARA AYUDA T. INDÍGENAS
11- DEPARTAMENTO GARAGE
22 -MINISTERIO DE GOBIERNO
00- MESA GENERAL DE ENTRADAS
01- DIRECCIÓN GENERAL
02- DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
03- DIRECCIÓN DEL REGISTRO CIVIL
04- ESCRIBANÍA GENERAL DE GOBIERNO
05- DIRECCIÓN DE PERSONAS JURÍDICAS
06- DIRECCIÓN DEL BOLETÍN OFICIAL
07- POLICIA
23 –MINISTERIO DE ECONOMIA
00- MESA GENERAL DE ENTRADAS
01- DIRECCIÓN GENERAL DEL MINISTERIO
02- DEIRECCION DE ADMINISTRACIÓN
03- DIRECCIÓN DE LOTERÍA Y CASINOS
04- DIRECCIÓN DE FINAZAS
05- CONTADURÍA GENERAL
06- TESORERIA GENERAL
07- ASESORIA LETRADA
08- DIRECCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS
09- DIRECCIÓN GENERAL DE RENTAS Y CATASTRO
10- DIRECCIÓN DE ESTADÍSTICAS Y CENSOS
11- DIRECCIÓN GENERAL DE MINAS
12- DIRECCIÓN DE EQUIPOS Y TALLERES
13- DIRECCIÓN DE PERFORACIONES
14- COMISION PERMANENTE DE LA VIVIENDA
15- BANCO DE LA PROVINCIA DEL NEUQUEN
16- DIRECCIÓN PROVINCIAL DE VIALIDAD
24 – MINISTERIO DE ASUNTOS SOCIALES
00- MESA GENERAL DE ENTRADAS
01- DIRECCIÓN GENERAL
02- DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
03- DIRECCIÓN DE SALUD PUBLICA
04- C.O.M.A.P.
05- DIRECCIÓN GENERAL DE TRABAJO
06- CONSEJO PROVINCIAL DE PROTECCIÓN AL MENOR
07- DIRECCIÓN GENERAL DE MUSEO Y ARCHIVO HISTORICO
25 – MINISTERIO DE ASUNTOS AGRARIOS
00- MESA GENERAL DE ENTRADAS
01- DIRECCIÓN GENERAL DEL MINISTERIO
02- DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
03- DIRECCIÓN GENERAL DE TIERRAS Y COLONIZACIONES
04- DIRECCIÓN DE BOSQUES Y PARQUES PROVINCIALES
05- DIRECCIÓN DE AGRICULTURA Y GANADERIA
06- DIRECCIÓN PROVINCIAL DE AGUA Y ENERGIA ELECTRICA
07- DIRECCIÓN VIVERO PROVINCIAL
26 – TRIBUNAL DE CUENTAS
00- MESA GENERAL DE ENTRADAS DEL TRIBUNAL
Articulo 2º.- La Secretaria General de la Gobernación y los Ministerios deberán agregar al código establecido precedentemente un nuevo guarismo para cada uno de los organismos que se crearan en lo sucesivo. En caso de supresión de algunos de los organismos incluidos en aquel, el guarismo que le correspondía quedará sin aplicación.
La Secretaria General de la Gobernación y los Ministerios comunicarán las modificaciones producidas.
Articulo 3º.- Para la aplicación del sistema adoptado se colocará, en primer termino el numero clave establecido en el artículo 1º, seguido del guarismo asignado a la Secretaria General de la Gobernación, Ministerios o Tribunal de Cuentas y el del que corresponde a la Repartición que inició en expediente, agregándosele a continuación y separado por un guión el número de carátula correspondiente.
El número de entrada será correlativo a partir del 1 UNO para cada repartición. Su progresividad no se alterará por unb período de DIEZ (10) años, luego del cual volverá a iniciarse la serie.
EJEMPLO
Se toma como ejemplo el primer expediente que se inicia en la Dirección de Personas Jurídicas dependientes del Ministerio de Gobierno:
Número clave del poder Ejecutivo: 2
Número clave del Ministerio: 3
Numero que identifica a la repartición: 05
Número del primer expediente iniciado: 1
En consecuencia el número único asignado será 2305- 1 Fecha …/…/65
Artículo 4º.- Los expedientes que lleven numeración anterior a la fecha de implantación del número único, cuando deban tramitarse fuera de la jurisdicción de la repartición en que se iniciaron, serán recaratulados y numerados de acuerdo al nuevo sistema
Artículo 5º.- Cuando un expediente haya sido registrado en una Mesa de Entradas, las demás que por primera ves lo reciben se ..taran a inscribirlo en su registro con el mismo número adjudicando por la mesa de entradas iniciadora; vale decir que ningún caso le asignarán un nuevo número ni confeccionarán nueva carátula.
Artículo 6º.- Las Mesas de Entradas de la Secretaría General de la Gobernación, de cada uno de los Ministerios y del Tribunal de Cuentas, en lo sucesivo se denominarán “MESA GENERAL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ……..” y serán las oficinas rectoras en cuanto a la aplicación de las disposiciones que atañen a los organismos de esta índole, es decir que tendrán tareas de inspección y asesoramiento sobre las demás Mesas de Entradas de cada jurisdicción.
Artículo 7.- La Secretaria General de la Gobernación tendrá a su cargo la coordinación y el asesoramiento de las tareas para la aplicación del sistema de numeración única, con facultades para resolver sobre todas las cuestiones que en la practica se presenten por tal motivo.
REGLAMENTO DE LAS MESAS GENERALES DE ENTRADAS Y SALIDAS
I- Funciones Generales
Artículo 1º.- Serán funciones de las Mesas Generales:
1.- Registrar, caratular, clasificar, anotar, fichar y distribuir las presentaciones que recibe de las autoridades nacionales, provinciales o municipales, entidades particulares y público en general, siempre que por su naturaleza deban tramitarse en cualquier repartición de los Ministerios o de la Secretaría General de la Gobernación.-
2.- Intervenir en todo trámite relacionado con el desglose y agregación de actuaciones, vista y notificaciones, y en las providencias, notas y comunicaciones que como consecuencia de ello se originan, dejando constancia de lo actuado.
3.- Velar por el cumplimiento estricto de las disposiciones vigentes sobre tasa e impuestos fiscales y comunicar a su superior inmediato las infracciones que advierta o conozca.
4.- Inutilizar valores de reposición de sellados en presencia de quien los presente o ante el superior inmediato cuando los valores sean recibidos por otra vía.
5.- Consultar a su superior jerárquico en los casos de dudas sobre la aplicación de tasas e impuestos fiscales y disposiciones complementarias.
6.- Vigilar, dentro de su competencia el cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento, devolviendo la documentación y haciendo conocer a su superior jerárquico, las transgresiones o errores que se adviertan a fin de que sean subsanados.
7.- Proporcionar la información relacionada con el destino de los expedientes y actuaciones que se tramitan, sobre la base de ficheros numéricos y por materia o asunto.
8.- Intervenir en todas las cuestiones relacionadas con su personal de acuerdo a disposiciones vigentes.
II- Recepción de Expedientes y Escritos
Artículo 2.- Las Mesas Generales verificarán si corresponde la recepción del expediente, conforme con la última providencia que se registró en el mismo y si se ha dado cumplimiento a lo establecido en el inciso 3) del artículo 1º. Para el caso de no corresponder la recepción, cualquiera fueran los motivos, deberá ser devuelto al lugar de origen quien tomará los recaudos que mejor convengan en los casos de urgencia para no entorpecer el trámite.
Artículo 3º.- Revisarán la foliatura para establecer si están las fojas por numeración correlativa y procederán en la forma señalada en el artículo 2º, segundo párrafo, cuando el expediente le faltaren fojas o no estuviere foliado.
Artículo 4º.- Las Mesas Generales otorgarán a toda persona que entregue un escrito en condiciones de ser admitido, una tarjeta cuando sea indispensable para la identificación del asunto durante el trámite.
Las tarjetas otorgadas por la Mesa General, a que alude en el presente artículo, será considerada como única constancia del recibo de una presentación.
Artículo 5º.- Los informes sobre el estado de los asuntos en trámite deberán limitarse a la indicación de la oficina donde se hallan radicados. En ningún caso salvo orden escrita de autoridades competentes, debe darse conocimiento o noticia sobre el contenido de las actuaciones.
III- Formación de expedientes y actuaciones administrativas simples.
Artículo 6.- A los efectos de su formación, las actuaciones administrativas se clasificarán en “Expedientes” y “Actuaciones Administrativas Simples”
Artículo 7.- Se asignará la Clasificación de “Expediente” a los escritos u oficios provenientes de reparticiones del Estado, nacionales, provinciales o municipales, de entidades particulares y del público en general, cuyo estudio o resolución justifiquen tal disposición. Únicamente en estos casos será admitida la carátula.
Artículo 8.- Se asignará la clasificará de “Actuaciones Administrativas Simple” a la documentación señalada anteriormente y a todo escrito de carácter administrativo cuyo estudio o resolución requiera internamente un trámite o rutina
Las “Actuaciones Administrativas Simples” deben conservar ese carácter durante todo su tramite, salvo en casos excepcionales en los que el asunto de que trate llegue a adquirir una importancia tal que justifique su conservación en expediente. En estos casos, el lugar de su archivo se determinará por las disposiciones que rigen actualmente en la materia.
Articulo 9.- Los expedientes se compaginarán por orden de fecha de los documentos que los constituyen, entendiéndose para este fin que se considere como fecha la otorgada por la Mesa General al producirse la recepción del oficio o escrito.
IV – FICHEROS
Artículo 10.- El registro y movimiento de los expedientes se inscribirá en dos tipos de fichas. La primera tendrá por objeto identificar las actuaciones por tema o asunto y la segunda, ordenar los expedientes por numeración correlativa.
El fichero por asuntos contendrá tantos rubros como el Encargado de la Mesa General estime necesarios, de acuerdo al movimiento de la misma.
En el fichero por orden numérico, el número de las fichas será el mismo que el de los expedientes que en ella se anoten y se ordenarán correlativamente dentro de cada año calendario.
Los ficheros y las fichas serán de confección uniforme y de aplicación obligatoria en todos los casos.
V – Foliación
Artículo 11º.- Las actuaciones serán foliadas en el orden correlativo de sus compaginación, con excepción de su copia, que llevaran el mismo número que el original, corriendo a cargo de las oficinas intervinientes en su estudio, manejo o tratamiento, el hacerlo so pena de que sean devueltas por el receptor hasta tanto no salve la omisión.
Artículo 12º.- La foliatura debe ser realizada colocando un sello foliador en el ángulo superior derecho de la hoja y numerado correlativamente con claridad y sin enmiendas.
Al pie de cada actuación de salida de la Repartición deberá también indicarse el número de fojas y demás detalles si así correspondiera de los componentes del respectivo expediente.
Articulo 13º.- Por ningún motivo podrá ser alterada la foliatura de los expedientes o actuaciones, la que deberá ser conservada hasta la finalización del trámite y período de archivo. Los errores de foliación deberán ser salvados con una nota en fojas por separado que se agregarán a las actuaciones, dejándose constancias de ello en forma manuscrita, en la foja erróneamente numerada.
Artículo 14º.- Sin perjuicio de lo señalado en los precedentes artículos toda foja que se incorpore a una actuación o expediente deberá llevar en su ángulo superior derecho, el número del expediente a que pertenecía.
Artículo 15º.- Todas las copias de informes, disposiciones, resoluciones, decretos, etc., que se agregan a un expediente llevarán el mismo número de folio que el original, sin perjuicio de la numeración de foja que le corresponda en el orden correlativo.
VI – Agregación y Acumulación de expedientes
Artículo 16º.- Queda establecido que el término “agregar” y sus derivados, a los efectos del presente reglamento indican que un expediente o actuación se incorpora a otro para formar parte del mismo, perdiendo su individualidad propia. Los términos “agregar sin acumular”, “acumular sin agregar” o “agregar por cuerda floja” o “por cuerda separada” y sus derivados indican que un expediente seguirá el curso de otro aunque sin formar parte como foja integrante de este último, quedando paralizado su trámite propio y conservando su foliación particular. Para que continúe el trámite, será necesario proceder a su agregación al cuerpo principal o al desglose o separación del mismo.
Artículo 17º.- Cuando deban ser agregados documentos o elementos que por sus características especiales de tamaño o volumen, resulte dificultoso incorporarlos al cuerpo principal de las actuaciones, se hará en sobre o carpeta con las suficientes constancias escritas a los fines de su identificación, seguida de la relación del contenido, en la última foja del expediente cabeza y en la cubierta del sobre.
Artículo 18º.- Los expedientes y demás documentación de una o más fojas que se agreguen a otro, conservarán su foliación original, pero serán considerados como una sola foja a efectos de integrar el expediente principal. En este caso la providencia que disponga la agregación deberá mencionar el número de fojas que integran el expediente agregado. Si posteriormente se agregan otras actuaciones éstas estas se numeraran en la misma forma indicada en los artículos 15º y 16º a partir del número correspondiente a la última foja agregada. Cuando se procede a agregar aun expediente una “Actuación Administrativa Simple”, esta deberá ser refoliada, dejándose constancia escrita en aquel, que la referida actuación pasa a constituir las fojas cuyos números se indican, del expediente el cual se agrega.
Artículo 19º.- De toda agregación o acumulación la oficina que la efectúe dejará constancia en ambos cuerpos de las actuaciones.
Los procedimientos de las agregaciones o acumulaciones solo podrán ser realizadas previa orden o autorización escrita de autoridad competente.
VII – Desglose da Actuaciones
Artículo 20º.- Toda foja de expedientes o documento de cualquier naturaleza agregado al mismo, solo podrá ser desglosado previa orden o autorización escrita de autoridad competente, en cuyo caso la providencia que ordene el desglose deberá indicar claramente el número de fojas a retirar y el motivo que haya habido para hacerlo, indicando el número de expediente al cual se agregará o destino. Cuando el desglose sea de un expediente, la providencia mencionará también el número de fojas del mismo.
Artículo 21º.- Si se consideran que la foja o fojas desglosadas tienen importancia para el trámite posterior del expediente, se dejará copia autenticada de las mismas, en caso contrario se intercalará una foja en reemplazo de las desglosadas que contendrá la numeración de la foja donde se encuentra la providencia que ordenó el desglose, la mención del contenido de las desglosadas y demás datos necesarios para su individualización.
Artículo 22º.- Cuando se inicien expedientes o actuaciones administrativas simples con fojas desglosadas, éstas serán precedidas de una constancia con la mención del número de expediente del cual proceden, de la cantidad de fojas con que se inicia el nuevo y las razones que hayan habido para hacerlo.
VIII – Vistas y Notificaciones
Artículo 23º.- El otorgamiento de las vistas, con exclusión de las de carácter interno, solo podrá ser realizado por conducto de las Mesa General y previa disposición de autoridad superior, a la que le compete señalar las limitaciones en cuanto a la extensión de las mismas, según sean parciales o totales, y a las formalidades a cumplir en el acto de concederse la toma de conocimiento por los interesados.
Los pedidos de vistas y de entrega de copia autenticadas serán registradas en principio como Actuaciones Administrativas y Simples y Agregados al Expediente Principal.
Artículo 24º.- Solo se concederán vistas a los interesados o a sus apoderados y representantes legales, previa comprobación de la representación que envisten y registro de sus poderes cuando corresponda.
IX – Reposición de sellos
Artículo 25º.- Compete especialmente a la Mesa General hacer cumplir todas las disposiciones de la Ley de Sellos, en lo que respecta a la reposición de sellados y a las multas que eventualmente pudieran corresponder, de conformidad con las normas en vigencia, cuyo contenido actual y modificaciones posteriores serán comunicados por la Secretaría General de la Gobernación.
Artículo 26º.- Las notificaciones pertinentes para recabar la reposición de sellos o multa correspondiente serán hechas en formularios especiales, agregando el duplicado al expediente correspondiente.
X – Del Trámite de Expediente
Artículo 27º.- Todos los expedientes, después de su registro o de anotados su regreso, deben ser encaminados por la Mesa General dentro de las veinticuatro horas de su recepción, dejando todas las constancias del caso.
Artículo 28º.- Los expedientes “Urgentes” y de carácter judicial tendrán preferencia en su manipulación y serán entregados de inmediato.
Artículo 29º.- La tramitación especial que se indica en el artículo anterior, se realizará mediante cualquiera de los siguientes procedimientos:
a) Envío y recepción directa de la documentación correspondiente entre las dependencias u organismos que traten el asunto de cada Ministerio;
b) Entrega por intermedio de la Mesa General con carácter de “Urgente”
Cuando se utilice el procedimiento indicado en a) deberá efectuarse la pertinente comunicación a la Mesa General mediante la guía respectiva.
Artículo 30º.- Para el control de las salidas y curso de los expedientes y actuaciones administrativas simples, se habilitarán las siguientes constancias:
Libreta para entrega “A la mano”
Libreta para entrega “Urgente”
Libreta para entrega de expedientes a Ministerio
Libreta para entrega de expedientes a reparticiones Provinciales y Nacionales
Libreta para entrega de expedientes “Archivados”
Libreta para entrega de “Actuaciones Administrativas Simples”
Libreta para entrega de “Expedientes y Actuaciones Administrativas Simples o Varios”
XI – Expedientes “Secretos”, “Confidenciales” y “Reservados”
Artículo 31º.- Se asignarán las clasificaciones de “Secreto”, “Confidencial” o “Reservado” a la documentación que haya sido clasificada como tal por la autoridad competente de acuerdo a lo determinado por el Decreto Nº 1568/50, del Poder Ejecutivo Nacional o por las Disposiciones Legales que en reemplazo de éste, oportunamente se dictaren.
Artículo 32º.- Los referidos expedientes serán formados con la intervención directa de las Subsecretarias de los Ministerios y de la Secretaría General de la Gobernación y serán registrados de la misma manera en un libro especial a cargo exclusivo de la Direcciones Generales nombradas.
Artículo 33º.- El manejo y tratamiento de la documentación a que se refiere el presente capitulo será rodeado de la reserva y seguridad que exija el carácter asignado a la misma.
XII – Disposiciones del Código Fiscal
Artículo 34º.- Las normas legales vigentes imponen a la Mesas generales de Entradas y Salidas, hacer cumplir todas las disposiciones de la Ley de Sellos, cuya responsabilidad, cuya responsabilidad la establece el Código Fiscal Vigente.